Politique de confidentialité
Cette politique explique quelles données MedInvoices collecte, pourquoi, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits. Elle s'applique au site medinvoices.com et à l'application MedInvoices.
1. Qui est responsable de vos données
Le responsable du traitement est Jérémie Bergel, entrepreneur individuel (SIRET 833 511 769 00014) éditeur du service MedInvoices, dont les coordonnées figurent dans les mentions légales.
Contact pour toute question relative à vos données : contact@medinvoices.com.
2. Les données que nous traitons
- Compte : nom, adresse email, téléphone, nom du cabinet ou de la société, SIRET, numéro RPPS pour les praticiens, mot de passe (stocké uniquement sous forme chiffrée irréversible).
- Factures et échanges : factures émises ou reçues, montants, dates, statuts, messages et litiges échangés entre clients et fournisseurs.
- Paiements : historique des paiements. Les données de carte et de compte bancaire sont saisies directement chez notre prestataire de paiement Stripe et ne transitent pas par nos serveurs.
- Factures reçues par email (uniquement si vous connectez votre boîte mail ou utilisez votre adresse de transfert) : voir la section 4.
- Données techniques : journaux de connexion, adresse IP, informations d'erreur, utilisés pour la sécurité et le bon fonctionnement du service.
MedInvoices traite des factures commerciales entre professionnels. Nous n'extrayons et ne conservons aucune donnée de santé ni aucun identifiant de patient.
3. Pourquoi nous utilisons vos données
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fournir le service : création de compte, suivi des factures, échanges, paiements | Exécution du contrat |
| Vérifier que les inscrits sont de vrais professionnels (SIRET, RPPS) et prévenir la fraude | Intérêt légitime et obligations légales |
| Récupérer automatiquement vos factures depuis votre boîte mail connectée | Votre consentement, donné lors de la connexion et retirable à tout moment |
| Importer les factures envoyées à votre adresse de transfert | Exécution du contrat |
| Envoyer des emails liés au service (factures, relances, sécurité) | Exécution du contrat |
| Conservation des pièces comptables et des paiements | Obligation légale |
Nous ne vendons pas vos données et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
4. Factures reçues par email (Gmail, Outlook, adresse de transfert)
MedInvoices peut retrouver automatiquement les factures que vous envoient vos fournisseurs et laboratoires, de deux façons, au choix :
- Connexion de votre boîte Gmail ou Outlook (Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365). Une seule boîte par compte.
- Adresse de transfert propre à votre compte, pour toute autre messagerie (Orange, Free, OVH, SFR...) : vous y transférez vos emails de facture, ou vous la donnez directement à vos fournisseurs.
Ce que nous faisons
- L'accès à une boîte connectée est en lecture seule : MedInvoices ne peut ni envoyer, ni modifier, ni supprimer vos emails.
- Nous vérifions régulièrement les nouveaux emails reçus (toutes les quelques minutes en journée) et ne regardons que ceux qui ont une pièce jointe PDF ou XML. Le texte de vos emails n'est pas téléchargé.
- Seules ces pièces jointes PDF ou XML sont lues, pour y repérer une facture. Lorsqu'une facture contient des données structurées (format Factur-X), nous les lisons directement ; sinon, son contenu peut être transmis à notre prestataire Anthropic pour en extraire l'émetteur, le numéro, les dates et les montants.
- Pour chaque facture importée, nous conservons le document et les informations nécessaires à son suivi : émetteur, numéro, montants, dates et adresse de l'expéditeur de l'email. Nous ne conservons ni le texte, ni l'objet de l'email, ni le contenu des autres emails.
- Les factures importées ne sont visibles que par votre compte.
- Vos jetons d'accès sont stockés chiffrés. Vous pouvez déconnecter votre boîte à tout moment depuis vos réglages : l'accès est alors révoqué et les jetons sont supprimés. Vous pouvez aussi retirer l'accès directement depuis votre compte Google ou Microsoft. Les factures déjà importées restent dans votre compte.
- Les emails envoyés à votre adresse de transfert sont reçus par notre prestataire Resend ; seules leurs pièces jointes de facture sont récupérées. Cette adresse est supprimée à la clôture de votre compte.
Utilisation limitée des données Google
L'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google par MedInvoices respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).
En particulier, les données issues de votre compte Google :
- servent uniquement à fournir et améliorer la fonctionnalité de récupération de factures visible dans l'application ;
- ne sont jamais transférées à des tiers, sauf lorsque c'est nécessaire pour fournir cette fonctionnalité, pour respecter la loi, ou dans le cadre d'une fusion ou acquisition avec information préalable des utilisateurs ;
- ne sont jamais utilisées pour de la publicité, ni vendues, ni utilisées pour évaluer une solvabilité ou accorder un crédit ;
- ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes ;
- ne sont lues par aucune personne, sauf avec votre accord explicite pour des messages précis, lorsque c'est nécessaire pour la sécurité (enquête sur un abus), pour respecter la loi, ou sous forme agrégée et anonymisée pour le fonctionnement interne.
Les mêmes règles s'appliquent aux données issues de votre compte Microsoft (Outlook, Microsoft 365).
5. Qui a accès à vos données
Vos factures sont visibles uniquement par vous et par la contrepartie concernée (votre client ou votre fournisseur). Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui traitent les données pour notre compte et uniquement pour les besoins du service :
| Prestataire | Rôle |
|---|---|
| Scaleway (France) | Hébergement de l'application et des fichiers |
| Stripe | Paiements |
| Resend | Envoi des emails du service et réception des emails envoyés à votre adresse de transfert |
| Anthropic | Lecture automatique des factures PDF et des justificatifs de dépenses (extraction des montants, dates, émetteur) |
| Sentry | Suivi des erreurs techniques |
| Google, Microsoft | Connexion de votre boîte mail, si vous l'activez |
| Vercel, Notion | Hébergement du site vitrine et gestion de la liste d'attente |
Certains de ces prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types de la Commission européenne).
6. Durée de conservation
- Données de compte : pendant toute la durée du compte, puis supprimées ou anonymisées après sa clôture, sauf obligation légale.
- Factures et données de paiement : 10 ans, conformément aux obligations de conservation des pièces comptables.
- Accès à votre boîte mail : jusqu'à la déconnexion ou la clôture du compte. Adresse de transfert : jusqu'à la clôture du compte.
- Journaux techniques : 12 mois maximum.
7. Sécurité
Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe et jetons d'accès sont stockés chiffrés, les fichiers envoyés sont analysés, et l'accès aux données est strictement limité au compte concerné.
8. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour les exercer, écrivez à contact@medinvoices.com. Nous répondons sous un mois.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).
9. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique. En cas de changement important, nous vous en informerons par email ou dans l'application.